健診機関と病院の
導入事例から見る
発送業務の自動化が
医療サービスにもたらすメリット
健診関連帳票の
名寄せや封入作業を
自動化できないだろうか？
種々雑多な郵便物の
仕分けや発送作業を
自動化できないだろうか？
健診機関や病院など、より良い医療サービスを提供するための組織運営には
スタッフの作業負担を減らし、業務に集中できる環境が必要です。
発送作業を機械で自動化し、業務効率を上げた2件の事例をご紹介します。
一般財団法人
杜の都産業保健会
システム部 システム管理課 様
健診帳票発送業務の自動化をめざして
「封入封かん機 ×
ソフトウェア」で
デジタルワークフローを構築
健診受診者数
年間およそ16万人分
導入機器
封入封かん機 Relay®6000
+PlanetPress®ソフトウェア
年間で16万人分にも及ぶ発送物の封入封かん作業は
マンパワー的にも、心理的な負担からも限界だ…
提供する健康保持増進サービスが拡大する中、
根本的な解決方法はないだろうか？
名寄せ作業が複雑！
封入する健診関連帳票は一人ひとり異なるため
とても複雑！マンパワーでの対応は難しい
発送物の内容は受診者様ごとに異なり、申込書・問診票・健診結果・
再検査票など、10数種の健診帳票を名寄せしなくてはならない。
非常に複雑な作業で、マンパワーでの処理には限界があった。
自動化でどう変わった？
そのバーコードを読み取り、紐付いた情報を元に正しい健診帳票をセッティングする
ことで、封入・封かんまで人の手を介さずに完了できるようになった！
正確性を厳しく求められる！
機密性の高い個人情報を大量に扱うため
慎重さはもちろん、手早い処理が必要な状況
健診関連帳票の点数や発送ボリュームが増加する一方で
機密性の高い個人情報を扱う以上、誤送付はもちろん
1枚の誤封入も許されないため職員の心理的負担が非常に高かった。
自動化でどう変わった？
「2名で1週間」かかっていた作業時間を、大幅なスピードアップで
「1名で3日間」に短縮できた!
毎日の封入封かん業務を自動化できたことによって、職員の負担が減り
迅速かつ確実に発送できるようになりました。
自動化が安定的に運用でき、効果を実感できるまでの2年間、ピツニーボウズ プロフェッショナルサービスのエンジニアは粘り強く、真摯に対応し続けてくれました。 今後も構築したシステムを活用することで自動化する作業範囲を拡げ、さらなる業務効率化をめざしたいと考えています。
公益財団法人
大原記念倉敷中央医療機構
倉敷中央病院資材部 搬送サービス課 様
地域医療支援病院として、医療の質向上を実践するため
発送業務を効率化できる
「郵便料金計器」を導入
扱い件数
1日およそ700通
導入機器
郵便料金計器 SendPro®P2000
毎日700通あまりにもなる郵便発送を、多くの業務と
並行して行うことが課内スタッフの負担になっている！
この状況を改善して、ゆとりをもって業務に集中できる
環境づくりが必要だけれど…
他の業務を圧迫する作業量！
大量かつ種々雑多な郵便物の仕分け作業が特定のスタッフの業務を圧迫している！
36もの院内部署から集まる郵便物は、1日あたり約700通。
医療連携関連の書類や人間ドック案内など、サイズや重さが異なる郵便物を
1名のベテランスタッフの手に委ねていた。
自動化でどう変わった？
窓口対応など他の業務との両立が容易に。作業がシンプルなため、
複数スタッフでの分担も可能になった。
ミスできない心理的負担！
1通でも料金計測ミスがあるとすべての発送物が手戻り！
気の抜けない作業が心理的な負担に
郵便料金を計測し、正確に集計する作業は工数が多く
たった1通でもミスをすると手戻りになるため、心理的な負荷も高い。
ベテランスタッフの経験に頼る状況を変える必要があった。
自動化でどう変わった？
誰でも作業でき、特定のスタッフに頼らなくても済むため
心理的負担の集中も解消された。
搬送サービス課は物理的な作業に留まることなく、医療の質向上に向けて自ら考え率先して行動したいと考えており、郵便料金計器の導入は病院全体のサービス向上にも貢献する重要な取り組みだったと捉えています。
その効果は単なる業務効率化にとどまらず、特定のスタッフは休みを取りやすくなるなど、働き方の見直しにもつながりました。さらにはスタッフ間で、新たな業務への取り組みにも前向きになるといった意識の変化も実感しています。
健診発送ソリューションとは
郵便料金計器
製品バリエーション
健診センターの発送業務に関する課題を、省力化で解決します。
PlanetPress®と封入封かん機（インサーター）、郵便料金計器を組み合わせることで
作業時間の短縮とミス撲滅を同時に実現できます。
既存のシステムやデータを活用して
帳票の再設計やデザインを可能にするソフトウェア
種類やサイズの異なる健診関連資料を
受診番号をもとにまとめる必要がある
帳票の統合やソート、封入封かん機で自動処理するためのバーコード付与など
同封物のセッティングが記録された
バーコード入りの帳票が完成
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0120-00-9537
